Fonction : Assistant administratif
Grade : Adjoint administratif - Catégorie C
Filière : administrative
Service d'affectation : Direction des services techniques et urbanisme
Rattachement hiérarchique : Directeur du service technique et urbanisme
Définition du poste
Mission :
L’assistant administratif a pour mission de gérer tous les dossiers du droit du sol et d'instruire les demandes d'autorisation d'urbanisme, il a également en charge d'une part le secrétariat du pôle, l'accueil physique et téléphonique des administrés, des partenaires extérieurs. Il suit et gère les dossiers administratifs de la Direction (Technique et Urbanisme) et assiste le Directeur des services techniques et urbanisme dans l'organisation de la Direction. Il accueille les demandes du public et est chargé de les cerner le mieux possible de façon à pouvoir mieux traiter les demandes et de pouvoir mieux les orienter.
Activités :
➔ Urbanisme :
- Pré-instruit et instruit les autorisations d’urbanisme ;
- Suit administrativement les dossiers d’urbanisme et les courriers relatifs à divers dossiers d’urbanisme ;
- Prépare les dossiers en vue de la commission urbanisme en lien avec le Directeur des Services Techniques et Urbanisme ;
- Vérification du contenu des demandes de permis de construire et de déclarations préalables ;
- Renseigne les citoyens sur les questions de procédure et d’urbanisme ;
Echanges réguliers avec les études notariales concernant le droit de préemption urbain, concessionnaires, entreprises ;
- Planification des rendez-vous d’information d’urbanisme ;
- Contrôle des conformités à réception des DAACT ;
- Participe activement aux grands projets urbains et règlementaires (PLU, projets d’urbanisme, etc.).
- Mise à la signature des arrêtés, classement des pièces, affichage de la décision et transmission à la Préfecture ;
- Echange régulier avec l’élu en charge de l’urbanisme ;
- Assure le suivi, le traitement et la rédaction des courriers ;
➔ Services techniques :
- Assure le suivi, le traitement et la rédaction des courriers ;
- Gère l’organigramme des clés ;
- Gère l’enregistrement des fiches de travaux journalières ;
- Gère les permissions de voirie ;
- Fait le lien sur les interventions d’entreprises, services de la commune et agents de la direction ;
- Aide à la rédaction des pièces administratives des marchés
RENFORT SUR LES PERIODES DE CONGES : accueil mairie – état civil.
Les compétences
- Savoir être : être à l’écoute et attentif à la demande des personnes qui ont des besoins, être discret, bien accueillir, être organisé, dynamique, autonome et vouloir aider les personnes, rigoureux, minutieux, ponctuel, disponible, méthodique ;
- Connaissances générales : connaitre les techniques du secrétariat (notamment rédactionnelles et grammaticales), maitrise de logiciels mais aussi d’Internet et la messagerie informatique, connaitre la règlementation en matière d’urbanisme et technique, savoir gérer son temps et ses priorités ;
- Savoir faire : : savoir utiliser les logiciels de gestion et bien appréhender le domaine informatique, savoir rédiger les documents administratifs, pouvoir traiter des dossiers et saisir des documents, répondre aux appels et prendre un message, pouvoir gérer les situations de stress, pour appliquer les demandes en la hiérarchisant selon son degré d’urgence, prendre des mesures adéquates lorsqu’une situation urgente survient, rechercher et diffusion des informations, identifier une demande et pouvoir orienter le public vers le service compétent et de prime abord pouvoir le conseiller sur des procédures applicables à leurs demandes, assurer l’organisation logistiques des réunions et des missions.
Conditions tenant à l’exercice du travail
Temps de travail : Temps complet
Cycle de travail : 35 ou 39 heures
Avantages liés à la collectivité : tickets restaurants, possibilité de compte épargne temps, régime indemnitaire, chèques cadeaux pour les enfants âgés de moins de 13 ans, télétravail possible (à définir selon jours d’accueil en mairie)
Merci d'adresser votre CV et lettre de motivation à
Monsieur le Maire
Service RH
Avenue du Mas Rolland
01700 SAINT MAURICE DE BEYNOST
